Ze života školní družiny

Informace k  systému BELLhop ve školní družině
Školám a školským zařízením (školním družinám) školský zákon ukládá povinnost zajistit bezpečnost 
a ochranu zdraví žáků. Rozhodnutí o pořízení sytému vycházelo z naší praxe a potřeb školní družiny, 
a především ze zkušeností dalších mnoha škol, které systém mají zavedený již několik let 
ke spokojenosti zaměstnanců školy i rodičů. Dalším důvodem pro volbu systému BELLhop a neméně zanedbatelným vedle bezpečnosti je fakt, že řeší zastupování, slučování a rozdělení oddělení, samostatné odchody a odchody na kroužky. V neposlední řadě systém přináší pozitiva také vám rodičům. Bezpečnost bude zajištěna předáním dítěte pouze osobě, která vlastní čip. Nebudete pracně hledat u hlavního vchodu, kde se zrovna nachází vaše oddělení. Na displeji terminálu se vám okamžitě zobrazí, jestli je možné dítě vyzvednout, nebo je na obědě, odešlo do kroužku či celé oddělení je 
na vycházce, na školním hřišti atd. Věříme, že oceníte zkvalitnění služeb, které školní družina díky systému BELLhop bude poskytovat vám a dětem. 
Jak jsou zabezpečena osobní data v systému BELLhop? 
Ať má školní družina jakýkoliv docházkový systém, je dle školského zákona povinna vést matriku 
s osobními údaji, proto zákonní zástupci vyplňují přihlášku do školní družiny, jinak by dítě nemohlo školní družinu navštěvovat. Škola jako správce osobních údajů poskytuje provozovali systému BELLhop (externímu zpracovateli osobních údajů) pouze taková data, která jsou nezbytně nutná pro provoz systému, žádná jiná. Konkrétně se u žáka jedná o jméno, příjmení, třídu, oddělení ŠD a seznam osob, kterým byly vydány čipy pro vyzvedávání. Jsou to tedy data nutná pro identifikaci žáka v systému a dále data nezbytná pro propouštění dětí ze ŠD. Dále v systému vznikají běhová data, tedy informace 
o docházce žáků do ŠD a o jejich vyzvednutí. Všechny tyto údaje a informace potřebuje pro svůj chod 
i školní družina jako taková, stejně tak je ŠD povinná archivovat docházková data žáků. V systému jsou tedy jen ta data, se kterými školní družiny vždy pracovaly. Informace o žákovi jsou v systému uloženy po dobu docházky dítěte do ŠD. Po ukončení jeho docházky jsou data ze systému nenávratně odstraněna. Běhová data, tedy informace o docházce a vyzvedávání dětí, jsou uchovávána v systému pouze pro aktuální školní rok. Na konci školního roku jsou data bezpečným způsobem předána škole pro archivaci a ze systému nenávratně odstraněna. Data jsou provozovateli systému předávána zcela v souladu s GDPR na základě smlouvy o provozu systému, která podchycuje všechny náležitosti vyplývající ze současné legislativy. Systém používá v současné době více než 140 škol po celé ČR.
Dále přikládám odpovědi na další případné dotazy. 
1. Je povinnost dítě do nového systému zařadit? 
Ano, výše jsem uvedla důvody, které nás vedly k zavedení nového systému. Má-li být systém plně funkční a splnit náš záměr, pak je důležité, aby se zapojili všichni. 
2. Zapomněl jsem čip, jak se bude řešit vyzvednutí dítěte? 
Tato situace vznikne spíše výjimečně, proto volíme způsob vyzvednutí dítěte jako doposud, zazvoníte si na paní vychovatelku v oddělení nebo zastupujícího pedagoga kteří, pokud se osobně neznáte, ověří totožnost přes občanský průkaz. Bez čipu si dítě může vyzvednout pouze osoba k tomu předem určená v přihlášce do školní družiny. 
3. Co dělat při ztrátě čipu? 
Čip je bez označení, aby v případě ztráty byla ztížená jeho identifikace a nebylo zřejmé, k čemu či komu patří.
V případě ztráty či zcizení kontaktujte neprodleně vedoucí vychovatelku hamackova@husinecrez.cz, +420 607 079 712. Nahlášený čip bude zablokován a následně do 2 pracovních dnů připravíme 
k prodeji nový.  
4. Potřebuji čip, když dítě odchází ze ŠD samo? Nepotřebujete. 
5. Výpadek systému? Použijete k vyzvednutí zvonky a domácí telefon. 
6. Jak čip funguje? 
U vchodu do budovy školy přiložíte čip k terminálu. Krátký akustický signál potvrdí správné načtení čipu a zároveň zobrazí jméno dítěte. Pokud se načtení čipu nezdaří, budete upozorněni dlouhým akustickým signálem a textovým oznámením o chybě načítání. K tomu může nejčastěji dojít tak, 
že máte u sebe více různých čipů a terminál načte jiný čip než ten, který je určený pro vyzvednutí dítěte ze ŠD. Po načtení čipu předá terminál Váš požadavek do příslušného oddělení ŠD a paní vychovatelka dítě z družiny uvolní. Pokud budete čekat delší dobu, svůj požadavek prosím opakujte, v případě neúspěchu zvoňte na příslušné oddělení. 
7. Nestíhám vyzvednout dítě, co mám dělat? 
Pokud z nějakého důvodu nebudete moct své dítě z družiny vyzvednout a svůj čip půjčíte třeba sousedce nebo kamarádce, aby vaše dítě vyzvedla, je to jen na vaší zodpovědnosti, v systému 
se zobrazí váš čip a dítě bude posláno domů.